マンション管理会社変更① 事前準備

 

　 マンションの理事長になったら、どんな仕事をそのように考えていくべきなのか。誰もが初めて知るであろうマンション管理業界。その一般的ではない考え方や運営方法を疑問に思うことも多いはず。
　そこで、このシリーズでは理事長や役員になったら知っておくべきやりべき仕事とその裏側についてご紹介します。

　今後の管理組合収支に余裕を持たせる方法として、管理会社を変更し管理費を抑制するというのは王道の手法ですが、地に足をつけ進めていかなければ後悔する事になります。

　今まさに管理会社を変更しようとしている組合の皆様やこれから検討するかもしれまい組合の皆様にはしっかりと理解していただきたいシリーズです。

　なお、管理会社が営業のためにアップしている当たり前の基本事項はネット上に星の数ほどありますので、そちらの情報と比較してみてください。

動き出したら止まらない！！

　最終的には総会での承認となりますが、こういった問題は公になったら後は勝手に話が進んでしまいます。最初の提案者に対し利害関係を疑う人も出てきます。最悪、管理組合全体を巻き込み、同じ屋根の下に住んでいるにも関わらず、口も利かないようになってしまう場合もあります。
　よって、声高らかに変更を訴える方がいたら迂闊に近づかず、冷静に粛々と事前調査からやっていくべきでしょう。

　今あなたが管理会社変更を検討しているとしたら、あなたが嫌われたり信用できない人と思われたら管理会社変更はおろか、ご家族まで白い目で見られてしまいます。

一度変更したら、増額での管理会社変更は合意形成が難しい

 　現行の管理組合運営システムでは多数決を採用しており、多数決を有利に進めるために管理会社を変更する理由の一つとして「管理委託費の削減」を前面に出さざるを得ません。

　よって、管理会社を変更し支出は減ったが、質が低下（各種提案や理事会支援業務、夜間休日対応）してしまった場合、増額での合意形成は難しくなり、結局その質の低い管理会社から抜けだせない・・・という事になります。更に、今後住宅過剰供給により外オーナー（空き家）が増えれば、直接サービスを受けない外オーナーは維持費が安い提案にしか賛成しないでしょうし、外国人が増えた場合も同様の結果が待っています。

管理会社を変更してもマンション内のトラブルは減らない！！

　これは当たり前の事ですが、問題となるのは、管理組合の方々が今の管理会社はマンション内のトラブルに対し、契約外となる部分部分について、どこまで対応しているか把握しているかどうかです。トラブル発生時に「契約外です」という言葉を聞いたことがなければ、人知れずサービス業務を行っていると考えて問題ありません。
　安くできるのには理由があり、管理会社のサービス業務が減った場合、今の状態を維持するのであれば、管理組合（役員等）への負担が増えるという事です。
　管理会社変更を声高らかに唱える方々は、どこまで協力してくれるのでしょうか？？

　そのあたりもしっかりと検討項目に入れたうえ、進めていった方が良いと思います。

 管理規約を確認する！

　特に昔の管理規約では、管理会社変更が特別決議となっているケースがあります。現行の標準管理規約では普通決議で管理会社変更が可能ですので、4分の３以上の賛成が必要な特別決議はハードルが高くなっています。
　おそらく、管理会社側が委託契約を切りにくくするように意図的に入れていたのでしょうが、入居時の書面で承認されているので、ここを責めても話は進まないでしょう。

管理規約を変更する場合

　管理会社側に悟られないようにする必要があります。管理会社変更が特別決議である場合、他の項目も古いままですので現行の標準管理規約に変更するという理由で、管理会社変更の項目も同時に変えてしまうという方法があります。少し時間はかかりますが、満を持して行動するには必要な事かもしれません。

特別決議承認を目指す

　緊急を要する事態や不満が表面化している状態、小規模マンションで合意形成ができる見込みがある場合は、このまま進めるのも一つの手です。

現管理会社とマンション販売会社の関係を調べる！

　一般的には、マンションを建てた会社が販売をして、入居すると勝手に管理会社が決まっている事が多いと思います。なので、デベロッパー系管理会社と言われる「最初の管理会社」のままでは価格競争が発生せず、高い管理委託費用を長年払い続けているというのが決まり文句になっていますね。

　ただ、マンション設立当初からの管理会社は、マンションを建てた会社（売り主）の管理部門である（あった）事が多いため、修繕やアフターサービスを受ける際に有利な事が多いです。しかし、ここ数年は管理会社のM&Aも多く、名前は似ているが全くの別会社になっている事も多く、そのあたりを調べておいた方がよいでしょう。

親会社やグループ会社まで調べる！

　親会社が大きな会社だと福利厚生がしっかりしており、質の良いフロントマンが多く在籍している事が多いです。反対に小さな管理会社は、フロントマンの「自力」に依存していることが多くあります。
　また、異様に管理委託費が安いと思ったら、グループ会社で工事を行う事が目的だったなど・・・
　独立系であっても利益あるところにしか集まりませんので、ある程度の利益はあるにしても、デベロッパー系が高い理由、独立系が安い理由とその背景等、今後のデメリットを含め、しっかりと事前調査が必要でしょう。

　いかがでしたか？？
　何の準備もなく管理会社変更をすすめるのはリスクが高いですので、しっかりとした準備が必要です。そして、あくまで一つの参考としてくれれば・・・程度です。

＜コラムセレクション＞

マンション理事長の仕事①基本編

マンション理事長の仕事②管理会社からの提案

マンション理事長の仕事③管理会社の中間マージン

マンション理事長の仕事④管理会社への不満

マンション理事長の仕事⑤階層別地震被害

マンション理事長の仕事⑥個人別地震対策

マンション理事長の仕事⑦保険内容の確認

マンション管理会社変更①事前準備

マンション管理会社変更②管理会社の指導

マンション管理会社変更③業者選定

マンション管理会社変更④見積依頼

マンション管理会社変更⑤総会運営