マンションの理事長になったら、どんな仕事をすることになるのか。誰もが初めて知るであろうマンション管理業界。その一般的ではない考え方や運営方法を疑問に思うことも多いはず。
そこで、このシリーズでは理事長や役員になったら知っておくべきやりべき仕事とその裏側についてご紹介します今回は基本的な業務内容についてご紹介します。
管理組合全体の業務掌握
管理組合運営の基本は管理規約に集約されていますので、まずは管理規約を一読する必要があるでしょう。その次に理事長が把握すべき内容は以下の通りですので、ひとつづつ見ていきましょう。
①管理組合運営方法の理解
②総会で承認された（される）事項の確認
③前期からの引継ぎ事項
④管理会社が代行している業務内容の確認
⑤その他、管理組合全体を考えた事柄
管理組合運営方法の理解
管理組合業務は多岐に渡ります。これらを全て一度で理解するのは難しいですので、管理会社担当者と打ち合わせを行い、流れだけはつかんでおきましょう。
管理組合の支払方法
共用部の電気代金や水道料金、管理会社へ支払う委託料や工事代金の支払い方法をしっかりと確認しましょう。大抵の場合、引き継いだ理事長印が通帳印を兼ねていますので、理事長決済がなければ支払いができない仕組みになっています。
【注意点】
理事長印は管理会社は一時的にでも保管できないことになっています。管理会社から理事長印の引継ぎがあった場合、いかなる理由があっても違法となりますので、遵法精神に乏しい管理会社へ大切なお金を支払っていることになります。数億円の修繕積立金を管理していることもありますので、場合によっては国土交通省へ通報することも考える必要があります。
理事会運営方法
理事会では管理会社担当者が議案書を作成し、各議題に沿って理事役員と協議することになります。しかし、担当者によっては、理事会当日に議案書を持ってくる場合があり、こうなると理事会としてその場で即決する必要が出てくるので、大切なお金を十分な議論がないまま、いわば管理会社の言いなりのまま支出することになるので気を付けましょう。
問題発生時の流れ
マンション内で問題やトラブルが発生すると管理会社が一次対応し、理事長へ報告することとなります。場合によっては、一次対応後の報告がないまま、補修工事まで終えて請求書が届くことがあります。こうならないよう、管理会社担当者とは、事前にしっかり協議しておきましょう。ちなみに、区分所有法の管理者（管理規約の理事長）は、保存行為（破損があった場合の現状復旧）を行う権限が与えられていますので、金額によらず復旧工事の決済は可能となっています。しかし、金額が大きな場合は緊急理事会を開くなど検討が必要でしょう。※現状復旧以上の行為、手動のエントランスドアが故障したから、費用はかかるが自動ドアにグレードアップしよう！という行為は総会決議が必要です。
総会承認事項の確認
理事会は、たとえ個人的には反対の立場であっても、総会で承認された事項を推し進めることが求められます。これは、区分所有者代表の理事会としての責務ですので、総会承認事項の内容や実施時期などは、第1回目の理事会で管理会社からしっかりと説明してもらい、理事役員で共有しましょう。
前期からの引継ぎ事項
多くのマンションでは、総会で承認された事項以外に継続審議している問題を抱えている場合がほとんどでしょう。今までの議論の内容などを整理して引継ぎを受けましょう。経験則ですが、理事会協議だけでは手詰まりとなった場合、弁護士見解を求めたり、アンケートを取ったり周囲を巻き込みながら協議を進めていくと、話が進んでいくことが多いです。
管理会社が代行している業務内容の確認
マンションには多くの設備がありますので、一般的には保守メンテナンスを管理会社へ委託していると思います。理事長としては、そのまま丸投げするのではなく、保守メンテナンス状況の把握、管理会社へ報告を求めることが必要となります。長期修繕計画と重ね合わせながら、管理会社担当者へ分からないことは質問しましょう。保守の状況により今後の支出状況が変わってきますので、とても重要な事項になります。
その他、管理組合全体を考えた事柄
上記は最低限の把握事項ですが、理事長として考えるべき事項は多岐に渡ります。しかし、その内容を一つに記事にまとめることは難しかったので、別記事でまとめています。どうか参考にしてください。
